IT költségcsökkentési lehetőségei - Tanulmány - VI.rész

(A teljes tanulmány letölthető .doc formátumban itt.)

4.5. Ügyvitel – Merre haladjunk!

4.5.1. Mi lesz veled software-ke?

A kérdés nagyon fontos. Merre halad a világ? Minden software vásárlásra elköltött forint végeredményben azt határozza meg, hogy a Földgolyón folyó software fejlesztéseknek melyik iránya, milyen tempóban fejlődik. Magyarán, a vevők vásárlási döntéseikkel finanszírozzák a fejlesztéseket.
Az MS értékesítési stratégiáit és software-it mindenki ismeri. A hivatalos képzésekben, az alsótól a felsőoktatásig mindenütt az MS termékeivel találkozunk. Erről szól a TV, a rádió, az újságok. Tehát amikor megvásárolunk egy MS terméket, akkor nem csak a fejlesztést, hanem az MS eladásokhoz kapcsolt médiagépezetet is finanszírozzuk. Természetesen ennek meg van a hasznos oldala is. Tájékozottak leszünk, megismerjük az új software technológiákat. Azonban mindennek van egy „sötét oldala” is. Más fontos híreket, tudásokat viszont elfednek ezek az információk.
Lassan, az internet egyre nagyobb térnyerésével, ez a „fal” kezd egyre jobban átlátszóvá válni. Azért mert egyrészt az internet „közel” ingyen van, így egyre több ember számára hozzáférhető, másrészt nincs cenzúra, nem mondja meg semmilyen „kapuőr”, hogy mit lehet olvasni, vagy írni, harmadrészt, mert az internet megfordítja a „reklámlogikát”. A „fordítás” röviden azt jelenti, hogy míg az írott és elektronikus sajtóban agymosásszerűen csak bizonyos médiatartalmakkal találkozhatunk, az interneten az információt kereső ember adja meg, hogy „mit szeretne tudni” és erre a tudáskérésre keres és válaszol az internet. Az interneten megjelenő tartalmakat a tartalmak és nem a hirdetők alapján szűri és jeleníti meg. Ez nagyon fontos különbség. Erről még később, az internetben rejlő lehetőségekről szólva, még fogok írni. Az internet sokkal szabadabb, egyenlőségelvűbb rendszer, mint a média.
Az előzőekből következik egy fontos megállapítás: Ha software-t keresünk valamilyen feladatra, akkor a saját szakmai köreinken túl az internetről tájékozódjuk és ne a médiumokból.

4.5.2. Ügyviteli rendszer – másképp!

Az újságokban, médiumokban nagyon sok ügyviteli rendszerről olvashatunk, láthatunk hirdetéseket. Az ügyviteli rendszerek fizetősek. Ezt sajnos nem lehet „megúszni”. Azonban nem mindegy, hogy a választott ügyviteli rendszer mit tud és milyen környezetben!
Sok helyen tapasztalom, hogy nem tudják, hogy ma mit is lehet elvárni egy ilyen rendszertől. Általában felsorolja a helyi könyvelő, hogy tárgyi eszköz, könyvelés, bérszámfejtés, stb. Aztán jön a raktáros, a vámügyintéző, a pénzügyes és mind-mind megfogalmazza a saját elvárásait. A vezetőnek már zsong a feje. Nos, egy vezetőnek nem ezzel kell foglalkozni!
A felsorolt szakmai kérdések természetesen nagyon fontosak, de elnézést: Evidenciák. Ha egy rendszer bármilyen szakmai okból alkalmatlan, akkor szimplán alkalmatlan és nem szabad megvenni. Ha van a piacon több alkalmas rendszer is, akkor jön a kérdés, melyiket válasszam?
Ez a vezetői feladat, de, hogy tudjak segíteni a döntésben, fel kell tennünk egy kérdést: Mit lehet elvárni ma egy ügyviteli rendszertől?

4.5.3. Nagyobb szabadság, nagyobb hatékonyság, rugalmasság, gyorsaság

De szép szavak. S most, kérem, gondoljon valami olyat egy ügyviteli rendszerről, amit eddig nem mert! Meg van? Válaszom: Igen! Lehet!
Lehet olyan ügyviteli rendszere, amely például a következő – eleddig szokatlan, elképzelhetetlen – szolgáltatásokat nyújtja:
- távkönyvelés, a könyvelője otthonról is könyvelhet
- távelérés, Ön bárhonnan a világból beletekinthet a könyvelési, termelési, avagy másképpen a cége összes gazdasági adatába, csak legyen egy egyszerű internetelérés.
- a rendszer nyomon követheti a belső folyamatokat és „végigerőszakolja” azokat a cég hierarchiáján. Ön folyamatosan informálódhat, hogy mely folyamat miért, mikor, kinél akadt el.
- egy magyarországi cég Düsseldorfba kiküldött üzletkötője, ott kint, a tárgyalást követően mobil internetkapcsolatos notebookján megtekinti, hogy van-e szabad készlet abból a termékből pillanatnyilag, amiből el tud adni a németeknek, majd ha van, akkor azonnal lefoglalja, kiadja a szállítási rendelést, meghatározza a szállítás napját, a számlát kiállítja, kinyomtatja, lebélyegzi és átadja a partnernek. És ez a tranzakció azonnal látható a rendszerben bármely jogosult résztvevője számára. Indulhat a teherautó! Jöhet a pénz!
- és mindezt természetesen biztonsággal. Elég vinni egy notebookot, amire nem kell mást feltelepíteni mint egy böngészőprogramot. Mindegy, hogy MS vagy Mac operációs rendszert használ.
És ezt még lehet tovább „ragozni”!
Vannak tehát mára más, sokkal nyitottabb rendszerek. Érdemes ezek felé orientálódni.
És nem drágábbak! Miért?
Mert másképp gondolkodnak. Nem építenek méregdrága fejlesztőeszközökre, nem használnak drága adatbázis-kezelő programokat. Abból próbálnak építkezni, ami kipróbáltan jól működik és ingyenes.
Még egy fontos megállapítás: Nem kell sutba dobni az MS Windows-os beidegződésünket sem.
Tetszik?
Ezt keresse, több is van!

4.5.4. Az ügyviteli rendszer környezete és ára!

Az ügyviteli rendszereknek nem csak a saját ára határozza meg a költségeiket, hanem a környezetük költségei is. Nézzük, miből tevődik össze az ügyviteli rendszer ára!
- Az ügyviteli software fejlesztésének költsége (ezt lehet, hogy felhasználószámhoz kötik, azaz minél több felhasználó, annál drágább) (Ez nem jelent negatív megkülönböztetést a „nagyobbakra” nézve, mert egy nagyobb cég több problémával fog előállni, több figyelmet követel.)
- Az ügyviteli rendszer környezete több részből áll össze:
o operációs rendszer, ha mondjuk szerveren fut, a hozzá tartozó felhasználószámtól függő licencdíjjal.
o a fejlesztő környezet fajlagos ára
o a használt adatbázis-motor ára
o a használt adatbázis-motor program licenc díjai
o egyéb kiszolgáló programok ára
o azok a hardware eszközök, amelyek szükségesek a működéshez
o és ezeket mind frissítgetni kell az évek során

Már szóltam a Linuxról, szóltam a MySQL-ről, de ideidézhetném a PostgreSQL-t és társait is. Nos ezek ingyenesek. Ha egy 25-30 belső és külső résztvevős rendszert szeretnénk Microsoft software eszközökkel összehozni, MSSQL adatbázis-kezelő alatt úgy hozzávetőlegesen számíthatunk 4-5 millió Ft költségre a környezetet illetően, ebben még nincs benne az ügyviteli program ára, az installáció és a konfigurálás.
Ma 4-5 millió forint a kkv-k számára nagy pénz. Érdemes gondolkodni, tájékozódni.

4.6. Mire jó „még” az Internet?

Az internet alapvetően információ szerzésre való, olyan médium, amely az emberi közösségek között teremt informális kapcsolatokat. A következő jellemzőket mondhatjuk el az internetről:
- környezetbarát, mert nem használ fel semmilyen papírt, igaz a működtetéséhez igen nagy energia szükséges, azonban más médiumokkal szemben nagyságrendekkel alacsonyabb környezetterhelést okoz.
- szabad, a szó legnemesebb értelmében. Igaz sok próbálkozás volt már a „regulázásra” (lásd például a kínai olimpia idején), de szabadsága semmilyen más médiumhoz nem fogható.
- hatékony, mert nem zúdít a végponti felhasználókra felesleges tartalmat, illetve ezek más tömegmédiumokhoz képest elenyészők.
- pontos, az interneten történő keresések pontossága, találati aránya igen magas. Természetesen itt is vannak még megoldatlan problémák, de sok helyen a keresőszervereken a mesterséges intelligencia-kutatások eredményeit is felhasználják.
- nyelvfüggetlen, illetve ebbe az irányba halad. Az egyes oldalak a látogatói „tábor” nyelvein elérhetők, azaz többnyelvűek, illetve a keresőszerverekbe beépített – egyre jobb minőségű – fordítórendszerek lehetővé teszik más nyelvekre történő nyersfordítás közvetlen megjelenítését.
- gyors, mert azonnali kiszolgálást biztosít. Nincs komoly várakozási idő egy-egy válaszra. A levelek átviteli sebessége korábbi rendszerekben ismeretlen volt.
- olcsó, ahhoz képest, hogy milyen hatékony információs eszköz.
- interaktív, nem a médium (egy kapuőr) mondja meg, hogy a végponton mi jelenjen meg, hanem a végpont. Ezen túlmenően bárki számára biztosítja névvel, illetve anonim módon a megjelenést, bármilyen tartalomhoz való hozzászólást, tetszésnyilvánítást.
- kultúra teremtő és mentő, rengeteg új és régi kulturális érték megjelenését teszi lehetővé.
- forrás, nem csak a napi információs igényeket elégíti ki, hanem például rengeteg könyvet (e-book), térképet, , tudományos ismeretet terjeszt, közösségi adatbázis elérést nyújt.
- itt mindenki egyenlő, nincs szegény, és nincs gazdag.
Nos, ne dicsérjük tovább, hanem nézzünk egy pár olyan alkalmazását, ami a fentiek alapján sokaknak nem egyértelmű.

4.6.1. Az internet: A megelőzés

Amikor egy cég, általa ismeretlen, új partnerrel köt kapcsolatot, mondjuk ezt a kapcsolatot nem alkalmi jellegűre, hanem hosszú távra tervezi, akkor érdemes „körbejárni” az új partnert. Hogy ez tevékenység pénzt tud keresni? Nem, de megóv bennünket egy esetleges pénzvesztéstől.
Erre nézve a pár lehetőséget mutatok be, de a felvetett „gondolatszálakon” tovább lehet haladni.
- Létezik-e a partner? A Magyarországon bejegyzett gazdasági társaságokról a leggyorsabban az APEH oldalain találunk információt. Itt két adatbázist ajánlok figyelmükbe, az egyik az adóalanyok listája, amiben a cég nevével kereshetünk, a másik, pedig a letiltott adószámok jegyzéke. Ugye érthető, hogy miért fontos ez a két lista. Külföldi adóhivatalokban is érdeklődhetünk hasonlóképpen új „barátunk” felöl, ha nem magyar.
- Hogy is állunk? A cégnyilvántartás nyilvános. Ez egy nagyon fontos dolog. Információt kérhetünk interneten keresztül a cégnyilvántartásból. Erre közvetlenül és közvetett módon is lehetőségünk van. Az online megoldást akkor érdemes használni, ha sok partnerről kell információ, erre regisztrációt követően elő kell fizetni. Egyébként elegendő az offline megoldás, ahol a ritkábban előforduló szerződéskötések előtt érdemet tájékozódni. Ilyen esetben futárszolgálat viszi házhoz a kért adatokat. Érdemes tudni, hogy a nyilvánosság a cég mérlegadatait is érinti. Egy mérlegből pedig nagyon sok mindenre következtethet egy szakember.
- A cég internetes megjelenése sok mindent elárul. Milyen honlapja van, milyen tartalmakkal rendelkezik, mi fontos a cég számára, milyen referenciákkal rendelkezik, hogyan tartja a kapcsolatot partnereivel. A feltüntetett referenciákat fel is lehet hívni, nem csak nézegetni!
- De itt még nincs vége. A partner szolgáltatásaira, termékeire vonatkozóan kereséseket indíthatunk internetes fórumokban. Ez igen érdekes tud lenni, mert közvetlen tapasztalatokról szólhatnak a fórumozók. Vannak kifejezetten olyan oldalak, amelyek például autókkal foglalkoznak és kifejezetten az autótulajdonosok tapasztalatait tartalmazzák. Egy példát említek: nepitelet.hu. Itt sokat lehet derülni, és sokat lehet tanulni. A közvetlen tapasztalásból születő vélemény a leghitelesebb. De nem csak autókról, hanem bármiről találhatók közvetlen vélemények, fűmagról, bicikliről, internet szolgáltatókról, stb. Tehát ne legyünk restek, böngésszünk!